Het kabinet adviseert nu om zo veel als mogelijk thuis te werken. Als thuiswerken niet mogelijk is, dan moet u beleid hebben om uw werknemers op hun werkplek te beschermen, zodat zij gezond en veilig kunnen werken. De verwachting is dat het thuiswerken ook na corona gangbare praktijk zal blijven. Wilt u uw werknemers thuis laten werken dan moet u op grond van het Arbobesluit zorgen dat zij ook thuis een veilige werkplek hebben die is ingericht en aangepast aan de persoonlijke kenmerken van de werknemers. Zo zult u moeten zorgen voor de benodigde faciliteiten, zoals een bureau en/of bureaustoel. U hoeft dit niet allemaal aan te schaffen of te vergoeden. U kunt de faciliteiten ook ter beschikking stellen. Zo zijn er veel werkgevers die hun werknemers nu een bureaustoel van kantoor laten ophalen. Moeten uw werknemers thuiswerken, dan kunt u hen een vergoeding geven voor het internetgebruik. Ook moet u de werknemers instrueren hoe zij een arbo-verantwoorde werkplek creëren. Daarbij is vooral een goede positie ten opzichte van het beeldscherm van groot belang. Ook moet de werknemer de gelegenheid krijgen om beeldschermwerk af te wisselen met ander werk en rustperiodes.
Lees meer over onze MKB diensten
Het kabinet heeft geen nieuwe fiscale faciliteit gecreëerd voor thuiswerkvergoedingen, maar u kunt wel gebruikmaken van de bestaande gerichte vrijstellingen voor arbo-voorzieningen en voor noodzakelijke ICT- en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
Meer thuiswerken en reiskostenvergoeding
Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter kunt u een vaste onbelaste vergoeding afspreken met uw werknemers, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject. Het thuiswerken van veel werknemers vanwege de coronacrisis leidt tot verandering van hun reispatroon. Gedurende heel 2020 hoefde u de vaste reiskostenvergoedingen echter niet aan te passen bij een wijziging in het reispatroon. Dit gold ook voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Vanaf 1 januari 2021 zou aan deze versoepeling een einde komen, maar het kabinet ziet daar voorlopig toch van af. De versoepeling is in elk geval verlengd tot 1 februari 2021. Het kabinet neemt deze maand (januari) een beslissing over een eventuele beëindiging of verlenging.
Mocht het kabinet beslissen tot beëindiging van de versoepeling, maar blijft u de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen, terwijl uw werknemers – bijvoorbeeld door het thuiswerken – minder reizen, dan is de vergoeding in beginsel belast loon voor de werknemers en u moet er premies werknemersverzekeringen over betalen. Alleen als uw werknemers op minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen, mag u aan hen ook in 2021 nog een onbelaste vaste reiskostenvergoeding betalen.
U kunt de reiskostenvergoeding eventueel ook nog onderbrengen in de vrije ruimte, maar let er dan op dat u die ruimte niet overschrijdt en u dus de eindheffing van 80% moet betalen.
Wel onbelaste vergoeding voor werkelijke woon-werkkilometers
U kunt wel een onbelaste vergoeding betalen voor de werkelijk gemaakte woon-werkkilometers. Dit is een gerichte vrijstelling, waardoor de vergoeding niet meetelt voor de vrije ruimte. Dit betekent dat u moet bijhouden hoeveel dagen uw werknemers naar het werk reizen en hoeveel dagen zij thuiswerken. Omdat u aan het begin van het jaar niet precies weet hoeveel reisbewegingen uw werknemers zullen maken tussen woon- en werkplek, moet u regelen dat zij alsnog voor een vaste reiskostenvergoeding in aanmerking komen, zodra zij aan de hiervoor genoemde voorwaarden voldoen.
Einde versoepeling reisaftrek
Het kabinet heeft niet aangegeven dat ook de versoepeling van de reisaftrek nog even wordt voortgezet, totdat er een besluit is genomen. Voorlopig moet u er dus van uitgaan dat de reisaftrek per 1 januari 2021 is vervallen. Is het reispatroon van de werknemer – bijvoorbeeld door het thuiswerken – gewijzigd, dan zal ook de reisaftrek daarop moeten worden afgestemd.
