De Belastingdienst heeft recentelijk via haar forum een aantal vragen beantwoord over de wettelijke bewaarplicht van de boekhouding. Wij zetten er een aantal voor u op een rijtje. Wat als u bijv. met een afrekensysteem werkt?
Altijd veel vragen. Het onderwerp bewaarplicht roept bij veel ondernemers altijd vragen op. Hoe voldoet u op de juiste manier aan de bewaarplicht? De Belastingdienst heeft recentelijk een aantal vragen beantwoord over de wettelijke bewaarplicht. Wij zetten er een aantal voor u op een rijtje.
Kasregister
Vraag 1. Moet u alle detailgegevens uit een digitaal afrekensysteem bewaren?
Antwoord. Ja, alle digitale detailgegevens uit de afrekensystemen moeten bewaard blijven, zodat de administratie voldoet aan de eisen van controleerbaarheid. Zo kan de Belastingdienst bij een boekenonderzoek inzage vragen in de afrekensysteemdetailgegevens. U moet deze bewaren zodat de Belastingdienst het boekenonderzoek op een snelle en efficiënte wijze kan uitvoeren. Met de detailgegevens kunt u inzicht geven in het bedrijfsgebeuren en kunt u uw aangiften onderbouwen.
Vraag 2. Wat moet u bewaren indien u gebruikmaakt van een mechanisch afrekensysteem?
Antwoord. Alle gegevens die via het afrekensysteem worden vastgelegd, maken deel uit van de administratie. Dit betekent dat u niet alleen de afslagbonnen en afrekensysteemrollen moet bewaren, maar ook eventuele andere detailgegevens die u gebruikt om gegevens op het afrekensysteem aan te slaan, zoals bestelbonnen. Ook een (klad)kasboek dat u opstelt om de gegevens uit het afrekensysteem te verwerken, dient bewaard te blijven.
Vraag 3. Hoelang moet u afrekensysteemgegevens bewaren?
Antwoord. Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren en de administratieve gegevens gedurende ten minste zeven jaar te bewaren. Ook afrekensysteemgegevens vallen hieronder.
Beschikbaarheid. De gegevens moeten de gehele bewaartermijn binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en (re)produceerbaar zijn. De gegevens moeten op zodanige wijze aan de controlemedewerker worden verstrekt, dat de controle binnen een redelijke termijn kan worden uitgevoerd.
Originele factuur bewaren
Vraag 1. Als u een factuur in verschillende vormen ontvangt, zoals in pdf- en XML-formaat, wat is dan de originele factuur?
Antwoord. Op het moment dat moet worden bepaald welke factuur het origineel is, sluit de Belastingdienst aan bij wat u met uw leverancier heeft afgesproken. Deze afspraak moet wel duidelijk worden vastgelegd. Een aantal (hoofd)regels:
- facturen zijn vormvrij;
- facturen moeten in beginsel worden bewaard in de vorm waarin ze zijn verstuurd of ontvangen.
Vraag 2. Slechts één vorm ontvangen? Wordt er slechts één vorm van een factuur uitgereikt, dan wordt deze automatisch als originele factuur aangemerkt. Wordt een factuur in verschillende vormen tegelijk verstrekt, zoals in pdf- en XML-formaat, dan is niet direct duidelijk welke factuur in die situatie het origineel is en hoe dit herkenbaar is. Zo wordt het pdf-bestand gebruikt voor de leesbaarheid en het XML-bestand voor de administratieve verwerking.
Twee vormen? In deze situatie is het verstandig om met uw leverancier af te spreken het pdf-bestand als origineel aan te merken, omdat een pdf-bestand leesbaar is en alle verplichte factuurelementen zal bevatten.
Alle gegevens die via een afrekensysteem worden vastgelegd, maken deel uit van de administratie. Dit betekent dat u niet alleen de afslagbonnen en afrekensysteemrollen moet bewaren, maar ook eventuele andere detailgegevens die u gebruikt om gegevens op het afrekensysteem aan te slaan, zoals bestelbonnen.
